Іс қағаздары

Қызметтік құжаттарды, хаттарды жазарда есте болатын кейбір жағдайлар:

Қызметтік құжаттар бейтарап (нейтральный) қалыппен ресми түрде жазылуы керек. Қызметтік хат жазу барысында адресатты марапаттап, мадақтайтын, немесе намысына тиетін, дөрекі сөздерді қолданудан аулақ болған жөн.
Адресаттың сізден қызмет дәрежесі төмен я жоғарылығына қарамастан “Тез арада орындаңыз”, “Кідіртпей жауабын я қорытындысын хабарлаңыз” “Қысқа мерзімде жауап беріңіз” деген сөздерді қолданбаған абзал. Оның орнына хаттың жауабын я мәселенің шешімін білгіңіз келетінін “Осы күнге дейін жауап беруіңізді сұраймын” деп белгілі бір күнді көрсетсеңіз немесе “Өз шешіміңізді хабарлауыңызды сұраймын” деген сөздерді қолдану арқылы білдіріңіз.
Өз өтініш, талаптарыңызды орынды көрсете білуге тырысыңыз. Көп эмоцияға бой ұрмаңыз. Фактілерді объективті түрде көрсетіңіз. Қызмет бабында ресми түрде шара қолдану түрін анықтау барысында адамгершілік танытуға тырысыңыз. Кез–келген мәселе бойынша шығарылатын қорытынды барынша нақты болуы керек.
Егер қызметтік хатта ол мекеменің, не қызметкердің өтінішін немесе тапсырылған ісін орындау мүмкін емес екенін айтқыңыз келсе, хатты бірден “Ол мәселенің орындалуы не қабылдануы мүмкін емес” деген сөздерден бастамаңыз. Алдымен аталған мәселеге тоқталып, содан кейін өз шешіміңіздің себебін негізді етіп түсіндіріп, содан кейін барып бұл өтініштің немесе істің қазіргі жағдайда орындалуы мүмкін болмай тұрғанын айтыңыз. Қажет болған жағдайда, бұл мәселенің қайта қаралуы да мүмкін екенін айта кетуге болады.
Сіздің хатыңыз заңды, мазмұны айқын болуы керек. Бұл әсіресе қаржы, кадр құжаттары үшін міндетті.
Қызметтік хаттар мүмкіндігінше сирек және қысқа жазылуы керек. Қағаз бен сөздің көптігі істі жылдамдатуға септігін тигізіе қоймайды.
Хатыңыз көпшілікке түсінікті тілмен және ресми түрде жазылуы керек.
Қызметтік құжаттың қай түрін жазсаңыз да, көп ойды аз сөзбен жеткізуге тырысыңыз.
Іс қағазадарын жазарда, орныққан сөз тіркестері мен қалыптасқан терминдерді қолданыңыз.
Бастауыш сөйлемнің басында баяндауыш соңында, анықтауыш анықталған сөздің алдында тұратынын да естен шығармаңыз.
Іс қағаздарын жазуда көнерген сөздер, архаизмдер, диалект сөздер, қазіргі қазақ тілінде ескіріп, айналымнан шыққан тіркестер қолданылмайды.
Жазылған құжатты қайтара оқып шығып, сөйлемдегі басы артық сөздерді алып тастау керек.
Сөйлемнің баяндауышы ашық райда (пайдаланылады, қаралады, қолдануда, жүріп жатыр, ескертілді) немесе бұйрық райда тұру керек (орындалсын, шешілсін, келісілсін, жеткізілсін, қаралсын т.б.)

Іс қағаздарын жазу барысында жиі кездесетін сөздер мен синтаксистік құрылымдар:

Ескерту мәтін беру үшін қолданылатын құрылымдар:

Ақпанның 20 – сы күні келісілген мерзімнің аяқталатынын есіңізге саламыз.
Мына мәселе барысында хабардар еткіміз келеді.
... туралы ескертуді қажет деп санаймыз.
... туралы тағы да есіңізге салғымыз келеді.
... туралы келісім үстіміздегі жылдың 1 желтоқсанынан күшіне енетіндігін ескертеміз.

Айтылатын мәселеге байланысты дәлелдер келтіру, себебін түсіндіру үшін қолданылатын синтаксистік құрылымдар:

... сіздің мекемеге тәжірибе алмасу мақсатында жіберіліп отыр.
... мекемеде орын алып отырған қазіргі қаржы тапшылығына байланысты...
... туралы шешімнің қабылдануына байланысты...
... жөндеу жұмыстарының аяқталуына байланысты...
... алдын – ала қол жеткізген келісімге сәйкес.
Сіздің талабыңызға орай...
... қарамастан әлі де орын алып отыр.
... экономикалық жағдайдың қиындығына орай...

Өтініш білдіру үшін қолданылған синтаксистік құрылымдар:

Менің мекен – жайыма жолдауыңызды сұраймын.
Аса қажет болғандықтан өтініп сұраймын.
Осы мәселенің дұрыс шешілуіне мұрындық болсаңыз...
Сіздің мекеме өкілімен жасалған келісімді ескере отырып, бар мүмкіндікті қарасатыруыңызды сұраймыз.
... анықтауыңызды сұраймыз.
... көлемінде қаржылай көмек беруіңізді сұраймыз.

Мәселенің шешілмейтіндігі немесе орындалмайтындығын білдіру үшін қолданылатын құрылымдар:

... байланысты сіздің өтінішіңіз орындалмады.
... Өкінішке орай сізге қажетті ақпаратты бере алмаймыз, себебі...
... Мекеменің аталған тапсырманы орындауға қазір мүмкіншілігі жоқ.

Өкілеттік (бұйрықтық) мағынадағы құрылымдар:

Іске қосылсын.
Жарамсыз деп табылсын.
Жауапты адам тағайындалсын.
Бұл мәселеге байланысты жауапкершілік (аты–жөні) – оқытушыға жүктелсін.
Мәселені қарау (аты –жөні) – оқытушыға тапсырылсын.
Шара қолданылсын.
Қосымша мүмкіндіктер қарастырылсын.
... жолға қойылсын.
Бақылауға алынсын.
Өзгерістер енгізілсін.
Жол берілмесін.

Кейбір маңызды мәселелер жөнінде мәлімет беру үшін қолданылатын құрылымдар:

Қатысты мәлімет қолма – қол жіберіледі.
Құжаттар сіздің мекен – жайыңызға жіберіледі.
Шара қолданылуда.
Мәліметтер құпия сақталады.
Орын алған кемшіліктер жойылды.
... қосымша қаржы бөлінді.
... байланысты іс – шаралар өткізу жоспарланып отыр.
қауіпсіздігі қамтамасыз етіледі.
қысқа мерзімде ұйымдастырылады.
Күнделікті қатаң бақылау қойылады.

Хабарлау, мәлімдеу мақсатында қолданылатын құрылымдар:

... туралы сізді хабардар етеміз.
... ұйым хабарлайды.
... сізге хабарлаймын.
... туралы сізге мәлімет жеткіземін.
... туралы баяндаймын.
... туралы мәлімдеймін.

Қалыптасқан құрылымдар:

көмек көрсету.
тексеріс жүргізу.
тез арада хабарлаңыз.
қажетті жағдай жасаңыз.
ұсыныс қабылданды.
жөнелтуге дайындаңыз.
шешім қабылдаңыз
ақпарат беріңіз.
қоғамдық пікір.

Іс қағаздарының түрлері

Жеке адам өміріне қатысты іс қағаздары

өмірбаян
түйіндеме
өтініш
арыз

== Басқару, өкім шығаруға қатысты іс-қағаздары == * Заң

Азаматтық қарым-қатынастарды реттейтін іс-қағаздары

мінездеме
нұсқау
кепілдеме
кеден мағлұмдамасы
жеделхат
жарнама
қолхат
хабарландыру
сенімхат
кепілхат
өтініш
тапсырыс
келісімшарт
еңбек шарты
шарт
еңбек келісімі

Іс-қағаздарының қызметтері:

- жеке тұлғалар арасындағы қатынасты реттеуші; - жеке адам мен қоғам арасындағы қатынасты реттеуші; - әр түрлі мекеме, ұйымдардың өзара байланысын реттеуші; - мекеме, ұйым жұмысын ұйымдастыру тәртібін негіздеуші; - жеке адам мен қоғам өміріне қатысты оқиғаларды айғақтаушы; - мемлекеттік басқару ісін жүйелеуші; - тарихи құбылыстарды зерттеудің қайнар көзі; - мекеме мен ұйымның атқарған істерінің көрсеткіші; - мемлекеттік тілдің жүзеге асуының нақты көрсеткіші.

Іс қағаздарының сипаттары:

- саяси ( мемлекетішілік, мемлекетаралық, халықаралық қатынастарда); - әлеуметтік ( қоғамдық-әлеуметтік қатынастарда); - ұйымдастырушылық ( басқару қызметі жүйесінде); - құқықтық ( заңдық және жеке тұлғалар арасындағы қатынастарда); - тарихи ( әр дәуірдің, қоғамдық сатының өзіндік ерекшеліктеріне сай қатынастарда). - ресмилік ( міндетті түрде заңдық тұрғыда тіркелуінде).

Құжаттау үрдісі элементтері:

- құжаттарды дайындау; - құжаттарды жолдау, тіркеу; - сырттан келген құжаттарды қабылдау, тіркеу; - құжаттарды қолдануға дайындау; - құжаттардың жүзеге асырылуын бақылау; - құжаттарды мұрағат қорына дайындау.

Іс қағаздары Қызметтік құжаттарды хаттарды жазарда есте болатын кейбір жағдайлар Қызметтік құжаттар бейтарап нейтральный